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15 OKT 2018
Eine Lösung für Prozessmanager

Prozessmanagement-Methodenkoffer - zur Dokumentation von Prozessen um ihre Wertigkeit zu bestimmen

Die Kühne + Nagel International AG ist ein international tätiges Logistik- und Gütertransportunternehmen mit Sitz in der Schweiz. Das in Bremen gegründete Unternehmen beschäftigt ca. 81.900 Mitarbeiter, 13.500 davon in Deutschland. Der Umsatz des Unternehmens beträgt 21.094 Mio. CHF. | Branche: Transport, Logistik

Für dieses Projekt wurden wir beauftragt, eine App für das Betriebssystem Android zu entwickeln, die es Mitarbeitern im Prozessmanagement ermöglicht, bestimmte Prozesse mit einer Wertigkeit zu dokumentieren.

Aufgabenstellung

Im Rahmen der Prozessmanagement-Optimierung, besonders für den Bereich der Kontraktlogistik, soll eine innovative, modulare und mobile Applikation für Tablets für das Betriebssystem Android entwickelt werden. Für größtmögliche Flexibilität soll die App als hybride Anwendung, also als Kombination einer nativen App und einer Web-App, entwickelt werden. So können Inhalte wiederverwendet werden, wenn die zu entwickelnde Applikation zu einem späteren Zeitpunkt für ein anderes mobiles Betriebssystem umgesetzt werden soll.

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Systemüberblick

Ein modularer Aufbau der Anwendung ist eine der wichtigsten Anforderungen, sodass das Unternehmen die App jederzeit mit neuen Funktionen erweitern, oder auch in Eigenentwicklung intern, weiter ausbauen kann. Mithilfe der Methode der Multimomentaufnahme soll der Umfang der zu erfassenden und wertenden Prozesse durch die Mitarbeiter passend verarbeitet werden.

Planung

Die Multimomentaufnahme ist ein Stichprobenverfahren zur Ermittlung der Auftrittshäufigkeit zuvor festgelegter Ereignisse. Kurzzeitbeobachtungen von identischen Abläufen geben Einsicht in die zu wertenden Prozesse. Dafür werden zu festgelegten Zeitpunkten Ereignisse aus dem Untersuchungsbereich beobachtet und notiert, um eine gültige Aussage zu Verhalten, Tätigkeit und Ablauf treffen zu können. Ergebnisse aus einer solchen Erhebung sind nur aussagekräftig, wenn die Stichproben aus der Kurzzeitbeobachtung repräsentativ für die Gesamtheit der zu wertenden Prozesse sind. Somit kann das Multimomentverfahren eingesetzt werden, um Daten für Prozesse und Aufgabenverteilungen zu erheben sowie die Auslastung an ähnlichen oder identischen Arbeitsplätzen in einem festgelegten Untersuchungsbereich zu überprüfen.

Ausführung

Für den Kunden wurde die App mit der Multimomentaufnahme ausgestattet, um Prozessmanagement-Mitarbeitern die Beobachtung und Wertung von Arbeitsprozessen zu erleichtern. Dafür beobachtet der Mitarbeiter einen Ablauf für einen vorher festgelegten Zeitraum, z. B. 15 Minuten, und trägt die Daten innerhalb der App ein. Der festgelegte Zeitraum wird zusätzlich mit einem Intervall von bspw. 15 Sekunden festgelegt, in deren Rhythmus vom Mitarbeiter geprüft wird, ob die aktuelle beobachtete Tätigkeit wertschöpfend, nicht wertschöpfend, aber für den Arbeitsschritt notwendig, oder gar nicht wertschöpfend ist. In der App ist für jede dieser Kategorien ein Button hinterlegt, der nach der Wertung durch den Mitarbeiter betätigt wird. Dieser Vorgang wiederholt sich dann in der zuvor festgelegten Frequenz von 15 Sekunden in einem Zeitraum von 15 Minuten. Im Anschluss der Überprüfung analysiert die App die vorliegenden Daten und zeigt dem Mitarbeiter an, welche der Tätigkeiten prozentual wertschöpfender waren als andere. Basierend auf diesen Ergebnissen können die geprüften Prozesse optimiert werden.

Fazit

Durch die entwickelte Anwendung und profitierend von den Prozessen der Multimomentaufnahme können verlässliche Daten und Optimierungsprozesse ausgegeben werden, ohne den Aufwand einer Vollerhebung umsetzen zu müssen. Dabei kann der Prozessmanagement-Mitarbeiter in seiner Überprüfung der Arbeitsabläufe unabhängig von den Aussagen der Beschäftigten agieren. Zusätzlich werden besagte Beschäftigte nur geringfügig bis gar nicht bei der Aufgabenerledigung beeinträchtigt, sodass eine relevante Datenerhebung möglich ist. Daher sind die Daten, abhängig von der Stichprobengüte, auch sehr belastbar.

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